Contractmanagement
Wat verstaan wij onder een contract?
Geregeld sluiten ondernemers een (contract) met klanten en opdrachtgevers. Een contract wordt gezien als een afspraak tussen twee of meer partijen over wat de partijen voor elkaar gaan betekenen. De partij van wie een contract aangaat kan een rechtspersoon zijn (bv, nv, etc.) of het kunnen natuurlijke personen zijn. De contracten die worden afgesloten komen altijd tot stand middels een aanbod en een aanvaarding. Er wordt pas gesproken over een aanbod indien een persoon die bij de totstandkoming van een contract betrokken is en eenzijdig tegen over de anderen partij een gedrag vertoont waaruit blijkt dat hij een contract tot stand wilt brengen. Bij de aanvaarding wordt meestal verstaan de schriftelijke of mondelinge wilsverklaring waaruit blijkt dat het aanbod van de tegenpartij wordt aangenomen.
Een contract en hoe nu verder?
Het moet voor alle partijen duidelijk zijn met wie, waarom en welke contract afspraken zijn gemaakt. Dit kan middels een goed contractbeheer. Contractbeheer zorgt voor inzicht in de contractgegevens en daarmee meestal langlopende verplichtingen die de organisaties zijn aangegaan. Het duidelijk hebben van een goed contractbeheer biedt niet alleen inzicht in de afgesproken contracten, maar je kan hiermee ook de kwaliteit verhogen, risico’s afdekken en grip houden op de kosten of uitgaves. Het hebben van een goed contractbeheer is het basis van contractmanagement.
Indien er veel energie is gestoken in het tot stand brengen van een goed contractbeheer is het belangrijk dat de contracten ook worden gemanaged, ook wel contractmanagement genoemd. Het managen van contract is een noodzaak, omdat het tot stand is gekomen door een vorm van onderhandeling (meestal). Er is bijna altijd sprake van een spanningsveld tussen de eisen van de opdrachtgever en de prestaties waartoe de leveranciers bereid is. De prestaties worden meestal in contracten uitgedrukt met KPI (Key performance indicators) en deze dienen door de contractmanager nauwkeurig gemanaged te worden.
Is contractmanagement belangrijk ?
Indien er sprake is van contractmanagement dan is het belangrijk dat zowel de publieke organisaties als de private organisaties dit uitvoeren. Vooral bij de publieke organisaties is het zeer belangrijk dat zei het contractbeheer en contractmanagement goed in orde hebben. Via een goed contractbeheer kunnen zij duidelijk zien welke documenten er allemaal gebruik is bij het tot stand komen van een contract, ook kan er makkelijker contracten worden ingezien om te kijken of het geld wel rechtmatig is uit besteed. Het hebben van een goed contractmanagement is van belang bij het controleren van de prestaties van de leverancier en kijken of zei na komen wat er is afgesproken.